Bei Antragstellung und Genehmigung von Urlaub einschließlich unbezahlter Freistellung und Gleitzeittagen (halbe Tage fallen nicht darunter) sind ab sofort zusätzlich folgende grundsätzlichen Regelungen zu beachten, um einen weitestgehend reibungslosen Ablauf der täglichen Arbeitsaufgaben zu gewährleisten:

1. Mindest-Anwesenheit

1.1 Es müssen jeweils in Büro und Lager immer mindestens zwei Drittel der Mitarbeiter anwesend sein.

Da auch unvorhergesehene Ausfälle aufgrund von Krankheit die Arbeitsabläufe nicht unerheblich berinträchtigen können, sollte eine Mindestbesetzung von 70% als Untergrenze gesehen werden.

Bei der Zahl der zu berücksichtigenden Beschäftigten sind im Büro keine Aushilfen oder Auszubildenden zu berücksichtigen; im Lager werden die für den jeweiligen Tag eingesetzten Aushilfen berücksichtigt, wobei allerdings sicherzustellen ist, dass eine Schicht nicht mehrheitlich durch Aushilfen abgesichert werden darf.

1.2 Für den Zeitraum von Betriebsferien kann die Mindestbesetzung auch unterschritten werden. Soweit nicht allgemein verbindlich Betriebsruhe angeordnet wurde (jegliche Arbeit ist vorübergehend eingestellt), ist auch während der Betriebsferien eine Besetzung von mindestens 40% sicherzustellen.

2. Besondere Regelungen für einzelne Abteilungen im Büro

2.1.Bestellbearbeitung

Die Bestellbearbeitung darf nie unbesetzt sein. Es kann daher im Regelfall nur ein Mitarbeiter der Bestellbearbeitung Urlaub einreichen. Für diesen Zeitraum können andere Mitarbeiter der Bestellbearbeitung nicht in Urlaub gehen.

2.2 Retourenabteilung

Es muss immer mindestens ein Mitarbeiter der Retourenabteilung anwesend sein. Überschneidungen von einem Tag sind zulässig; eine ordnungsgemäße Übergabe ist sicherzustellen.

2.3 Buchhaltung

Die Buchhaltung muss immer mit mindestens einem Mitarbeiter besetzt sein. Überschneidungen von einem Tag sind zulässig; eine ordnungsgemäße Übergabe ist sicherzustellen; zugleich ist sicherzustellen dass die täglich zu erledigenden Aufgaben (Kreditkartenbelastungen, Bankbuchung, Bankeinzug, PayPal-Zahlungen, Geldeingänge, Rücklastschriften) in jedem Fall erledigt werden.

2.4 Stickabteilung

Die Stickabteilung muss immer mit mindestens einem Mitarbeiter besetzt sein. Überschneidungen von max. zwei Tagen sind zulässig; eine ordnungsgemäße Übergabe ist sicherzustellen.

2.5 Telefondienst

Der Telefondienst ist immer abzusichern. Dabei ist bei der Planung zugleich zu berücksichtigen, dass die Aufgaben der vorstehenden Abteilungen Vorrang haben. Ein gekürzter Telefondienst (2-stündiger Wechsel) kann helfen bei Personalknappheit den Telefondienst unter Berücksichtigung der Aufgaben einzelner Abteilungen weitestgehend abzusichern.

3. Besondere Regelungen für Mitarbeiter im Lager

3.1 Schichteinteilung

In Ausnahmefällen (Personalknappheit) können die üblichen zwei Schichten im Lager auf eine Schicht reduziert werden, wobei dennoch sicherzustellen ist, dass alle Aufgaben bewältigt werden.

3.2 Vorbereiter

Es muss sichergestellt sein, dass immer mindestens zwei (besser drei) Vorbereiter anwesend sind, so dass beide Lager mit je mindestens einem Vorbereiter besetzt sind und auch die zweite Schicht abgesichert werden kann.

3.3 Kunden-Retouren / Lieferanten-Retouren / Inventur

Die Abteilung muss immer mit mindestens einer Person besetzt sein. Überschneidungen von einem Tag sind zulässig; eine ordnungsgemäße Übergabe ist sicherzustellen.