Bei Einspielung der DATEV-Sicherung durch das Steuerbüro wurden die offenen Posten nicht übertragen. Grund für die sich daraus ergebenden Probleme war der Umstand, dass das Steuerbüro nicht nur die Jahresabschlussbuchungen einspielte sondern die Buchungsjahre 2008, 2009 und 2010 komplett überschrieb. Damit waren alle Buchungen auf den Debitorenkonten der Jahre 2008, 2009 und 2010 verloren, da das Steuerbüro bei Erstellung des Jahresabschlusses die Debitorenkonten offenbar komplett ausgeklammert hatte.
Die Folge war, dass neben tausenden falschen offenen Posten, in 2011 ausgebuchte Forderungen an Kunden plötzlich als Guthaben auf den Kundenkonten standen und umgekehrt ausbuchte Forderungen der Kunden gegen Budoten als offener Posten auftauchten und im Mahnlauf berücksichtigt worden wären.
Zugleich ergaben sich dadurch erhebliche Schwierigkeiten beim Bankeinzug. Hunderte Kunden mit fehlerhaften offenen Posten, deren ausgebuchte Forderungen nun als offener Posten im Bankeinzug berücksichtigt werden wären, mussten umständlich von Hand gesperrt werden.
Bei der Bestellbearbeitung wurde durch die fehlerhaften offenen (Alt)Posten die Betrugs-Prävention verhindert und bereits vorhandene Daten durcheinander gebracht, da Forderungen durch Guthaben ersetzt und umgekehrt Guthaben durch Forderungen überschrieben wurden.
Die damit verbundenen Probleme, nämlich auf noch nicht absehbare Zeit
– nicht auf die Offenen Posten vertrauen zu können
– beim Bankeinzug erheblich mehr Zeit und Sorgfalt aufwenden zu müssen
– nicht auf alte Kundenkonten zugreifen zu können (Zahlungen usw.)
– Mahnläufe aussetzen zu müssen
– nicht die Höhe der offenen Posten abrufen zu können
…
waren im Ergebnis nicht vertretbar. Die Probleme mussten kurzfristig abgestellt werden. Jeder Tag des Zuwartens wäre ein Tag zuviel und letztlich nicht zu verantworten gewesen.
Nach reiflicher Überlegung sind wir zu dem Schluss gelangt, dass es einfacher und zielführender ist, die vorhandenen eigenen Jahressicherungen wieder einzuspielen und damit die Buchungen auf den Kundenkonten wieder herzustellen.
Damit ist zwar keine Parität der Daten zwischen Steuerbüro und unserer eigenen Buchhaltung gegeben, was jedoch letztlich ein vergleichsweise kleines Problem darstellt.
Zwischenzeitlich wurden die alten Sicherungen wieder eingespielt und die OPOS-Salden vorgetragen. Damit kann ab sofort wieder mit den offenen Posten gearbeitet werden.
Die vom Steuerbüro vorgenommenen Jahresabschlussbuchungen sind nunmehr noch nachzubuchen. Dabei können entweder manuell die abweichenden Salden / Differenzen nachgebucht werden. Alternativ könnten auch alle Abschlussbuchungen übernommen werden, wobei hier allerdings besonderes Augenmerk darauf zu richten wäre, dass Fehler vermieden werden.
Auch wenn es umständlicher ist, so betrachte ich das manuelle Nachbuchen der Vortrags-Salden bzw. der Salden-Differenzen für zielführender, da es mehr Kontrolle bietet.
Zugleich ist zu berücksichtigen, dass der Saldo des Postbank-Kontos 2010 fehlerhaft ist. Der Saldo ist doppelt so hoch wie er eigentlich sein dürfte.
Z7.25h