Die Rechnungsarchivierung und PDF-Erstellung in der a_rechnung.apr ist fertig gestellt. Vorläufig ist die PDF-Archivierung noch nicht als Voll-Automatik eingerichtet und muss daher manuell aufgerufen werden, um eventuelle Fehler besser kontrollieren zu können. Die Archivierung ist bis auf weiteres mindestens 2x täglich aufzurufen!
Automatische PDF-Archivierung
In der Ansicht F10 befindet sich unten (außerhalb des normalen Sichtbereichs der Ansicht) ein Eingabefeld für das Datum der zu arvchivierenden Rechnungen. Geben Sie dort das Datum für die zu archivierenden Rechnungen ein und klicken Sie anschließend auf den Button „PDF Archiv“.
Sobald die Archivierung erfolgreich abgeschlossen wurde, gibt das Programm eine Erfolgsmeldung aus. Wiederholen Sie ggf. diesen Vorgang so oft, bis das Programm mitteilt, dass die Archivierung erfolgreich abgeschlossen wurde.
Ausgehend von dem dort eingetragenen Datum werden die zu archivierenden Rechnungen gesucht. Nach erfolgreicher Archivierung wird dabei das Archivierungs-Datum gespeichert.
Zeitplan für PDF-Archivierung:
1. Vormittags: PDF-Archivierung der Rechnungen des Vortags
2. Nachmittags: PDF-Archivierung des aktuellen Tages
Manuelle PDF-Erstellung
Über die Ansicht F11 ist mit dem alten Button [intRgtoPDF] die PDF-Archivierung einer speziellen Rechnung möglich.
Ist bereits eine PDF erstellt, fragt das Programm sicherheitshalber nach ob die PDF erneut erstellt werden soll. Bei bereits als PDF archivierten Rechnungen ist im Regelfall keine erneute PDF-Erstellung erforderlich.
Archivierungs-Prozedur im Detail
Bei der automatischen Archivierung wird geprüft, ob zu dem eingetragenen Versanddatum bereits eine PDF-Archivierung erfolgt ist. Bei der PDF-Archivierung wird als Kontrolle bei PDF-Erstellung das Datum des Rechnungsversands eingetragen.
Bei manueller PDF-Archivierung erfolgt ein solcher Eintrag nicht.
Außerdem wird ein Merker eingetragen, der es dem Programm ermöglicht direkt zu erkennen, ob eine PDF erstellt wurde oder aber in der PDF mehrere Rechnungsversionen gespeichert sind. Diese Merker wird nicht nur für die Prüfung auf das Vorhandensein einer PDF-Archivierung der Rechnung verwendet sondern zusätzlich auch zur Prüfung ob die PDF eventuell als Email-Anhang an den Kunden mitgeschickt werden kann. Dies ist natürlich nur dann der Fall, wenn nur eine Version der Rechnung existiert.
Wie bisher ist die jeweils neueste Rechnungsversion als erste, die jeweils älteste Version als letzte Seite in der Datei gespeichert.
a_rechnung.apr
Z7.5h