Aufgrund veränderter Mitarbeiterzahlen werden wir in diesem Jahr während des Weihnachtsgeschäfts zunächst keine Arbeitszeiten verändern und auch die Service-Zeiten (Telefon) nicht erweitern. Die Telefone werden voraussichtlich auch im Weihnachtsgeschäft nur während der üblichen Zeiten geschaltet.
Soweit aufgrund der Entwicklung der Bestellzahlen erforderlich, ist aber mit Folgendem zu rechnen:
Versetztes Arbeiten im Büro in der Zeit von jeweils 6.00 Uhr bis 18.00 Uhr; für den Versand ist zeitversetztes Arbeiten nur bei Bedarf vorgesehen.
Beginnend ab Mitte Oktober (16.10.2023) ist im Lager wieder im geplanten 2-Schicht-Betrieb mit Vorbereitung der Einzel-Artikel am Vorabend zu beginnen. (siehe hier)
Dieser 2-Schicht-Betrieb wird voraussichtlich bis Ende Januar 2024 beibehalten werden. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass auch bei erhöhtem Arbeitsanfall die Waren zeitnah an den Transportdienstleister übergeben werden können.
Aufgrund der begrenzten Personal-Situation im Büro ist die Frage der Einführung der Bestellbearbeitung ggf. verbunden mit einer Telefonbereitschaft / Telefondienst am Samstag noch offen.
Grundsätzlich ist für Büro und Versand gleichermaßen zu bedenken: Samstag kann ein zusätzlicher Arbeitstag in der Weihnachtssaison sein (gilt vom 02.12. bis 23.12.2023).
In Bezug auf den 23.12.2023 sei darauf hingewiesen, dass am 23.12.2023 übergebene Waren mit Sicherheit nicht mehr zu Heilig Abend beim Kunden eintreffen werden. Deshalb sollte alles daran gesetzt werden, dass Waren bis 21.12. – allerspätestens aber bis 22.12.2023 an den Transportdienstleister übergeben wurden.
Da Heilig Abend und Silvester in diesem Jahr auf einen Sonntag fallen, entfällt der aus den vergangenen Jahren bekannte halbe Arbeitstag Sonderurlaub.
Freizeitausgleich für geleistete Samstags-Arbeit wird vorzugsweise am Freitag der Folgewoche gewährt. Soweit aus dringenden betrieblichen Gründen kein Freizeitausgleich gewährt werden kann, ist in Absprache mit der Geschäftsleitung alternativ ein anderer Wochentag oder stundenweiser Freizeitausgleich oder Überstundenvergütung möglich.
Der Sonderschichtplan beginnt am Montag, dem 20. November 2023 (Woche vom Black-Friday). Der 16. Dezember ist der letzte Samstag mit Zusatzschicht. Der letzte reguläre Arbeitstag vor Weihnachten ist der 22. Dezember 2023 (Freitag).
Da Heilig Abend in diesem Jahr auf einen Sonntag fällt, wird insbesondere im Versand damit zu rechnen sein, dass Kunden in letzter Minute noch bestellen. Wir sind bemüht, am Donnerstag vor Weihnachten eingehende Waren noch am Freitag zu versenden, so dass diese mit etwas Glück noch am 23. Dezember 2023 bei den Kunden eintreffen.
Ich bitte in Büro und Versand – soweit erforderlich – die Dienstpläne bereits jetzt vorzubereiten; auf jeden Fall aber bei der Urlaubsplanung diese Besonderheiten entsprechend zu berücksichtigen.
Abzusprechen und zu organisieren ist insbesondere die Post-Abholung (Pakete) und Post-Einlieferung (Briefe) am Samstag. Samstags endet die Versand-Arbeitszeit frühestens mit der Abholung durch die Post und Erfassung der Wareneingänge bzw. Zuordnung der Wareneingänge; am 23. Dezember 2022 frühestens mit der Abholung durch DHL / DPD bzw. der Post-Einlieferung und der Zuordnung der Wareneingänge.
In der Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr wird das Telefon für Kunden wegen “Betriebsruhe” abgestellt sein. Wir werden dann wieder regulär ab 8. Januar 2024 (Montag) erreichbar sein.
In der Zeit vom 20. November bis 22. Dezember 2023 wird grundsätzlich kein Urlaub gewährt. Besonders begründete Ausnahmen sind mit der Geschäftsleitung direkt abzusprechen.
Die Inventur findet am 29. Dezember 2023 – erforderlichenfalls auch am 30. Dezember 2023 statt.
Die Büro-Mitarbeiter sind für die Inventur der Büromaterialien zuständig – dies gilt sowohl für die im Büro- als auch Versandlager gelagerten Büromaterialien. Der Versand ist für die Inventur der Versandmaterialien zuständig. (Bestands-Erfassung in der a_buerobedarf.apr)
Da die Inventur der Büro-Materialien und Versandmaterialien für den Jahresabschluss nicht erforderlich ist, kann diese auch zeitnah zwischen Weihnachten und Neujahr oder in der ersten Januar-Woche nachgeholt werden. Hierbei handelt es sich lediglich um eine Bestands-Aktualisierung, die intern für mehr Übersicht sorgen soll.
Die Waren-Inventur ist für den Jahresabschluss unabdingbar und muss daher in jedem Fall erfolgen. Die Büro-Mitarbeiter werden gebeten, den Versand bei der Inventur in Absprache mit den dort zuständigen Mitarbeitern nach Kräften zu unterstützen.
Versand und Büro sollten zugleich sicherstellen, dass möglichst alle versandbereiten Artikel auch noch am 29. Dezember in den Versand gehen, da diese dann bei der Inventur nicht mehr erfasst werden müssen und die Inventur insofern erleichtern.
Ich bitte bereits schon – soweit erforderlich – entsprechende Absprachen mit den Kollegen zu treffen.