Am Mittwoch, dem 3. Mai 2023 wird um 9:00 Uhr eine Dienstbesprechung im Lager stattfinden. Es wird darum gebeten, die Aufgaben des Tages entsprechend einzuplanen, so dass die Dienstbesprechung wie geplant stattfinden kann.
Themen:
- Gesperrte Rechnungen
Wiederholt war festzustellen, dass Rechnungs-Sperren einfach entfernt und die Ware verschickt wurde obwohl zu bearbeitende Prüf-Vermerke vorhanden waren.
Gesperrte Rechnungen sind sorgfältig zu prüfen!
Anmerkungstexte sind dabei nicht nur oberflächlich anzuschauen sondern bis zuletzt durchzusehen, da der Grund für die Rechnungssperre mitunter auch ganz unten vermerkt sein kann.
– OPOS-Sperren sind bei Kreditkarte, Vorauskasse und PayPal unbeachtlich, da der Zahlungs-Eingang (Hinweis bei Kreditkarte „KK = OK“) Voraussetzung für die Rechnungslegung ist
– AVS-Sperren sind bei Kreditkarte und PayPal unbeachtlich, da der Kunde bereits volljährig sein muss, um eine Kreditkarte zu erwerben oder über PayPal zu zahlen - Versand-Kartons
Gehäuft wurden in jüngster Zeit wieder bereits genutzte Kartons mit Aufklebern erneut an Kunden versendet – was grundsätzlich in Ordnung ist. Allerdings muss in diesen Fällen unbedingt auch der alte Aufkleber unkenntlich gemacht werden. (Überkleben, Barcode mit Permanent Marker überschreiben und unlesbar machen)
Die Nichtkontrolle von Versand-Paketen auf mögliche alte Etiketten bedeutet nicht unerhebliche zusätzliche und im Grunde vermeidbare Kosten. Im „günstigsten“ Fall werden durch ein auf diese Weise fehlgeleitetes / an uns zurückgehendes Paket „nur“ Kosten von rund 18 EUR je Sendung zusätzlich verursacht (Retourenaufkleber 6,84 EUR, Neuversand 5,16 EUR, Arbeitszeit in Büro und Versand 6,00 EUR). Im ungünstigsten Fall geht die Sendung und damit die Ware verloren. dazu kommt auch noch der Ärger mit dem Kunden und potentiell eine öffentliche schlechte Bewertung, die wiederum andere Kunden davon abhält, Bestellungen bei uns aufzugeben. - Erfassung Retoureneingänge
Die Erfassung der Retoureneingänge ist in letzter Zeit oft unvollständig. Es scheint eher die Regel denn die Ausnahme zu sein, dass Retouren, die nicht über einen Retourenaufkleber erfolgen, überhaupt nicht erfasst werden. Auch diese Retouren sind selbstverständlich über den Retouren-Eingang zu erfassen. (siehe auch dieser Beitrag)
Es muss für das Büro immer nachvollziehbar sein, welche Retouren mit welchem Transportdienstleister und welcher Sendungsnummer bereits eingegangen sind – und zwar unabhängig vom Retourenschein. - Wahl des Versanddienstleisters
Auf die Wahl des Versanddienstleisters sollte mehr Sorgfalt verwendet werden. Immer wieder werden Klein-Artikel mit einem VKP von unter 30 EUR (z.B. Gürtel) auch unnötigerweise als Paket versendet, was nicht nur mit mehr Kosten sondern für den Kunden in der Regel auch mit mehr Aufwand verbunden ist, da der Kunde das Paket persönlich annehmen oder im schlimmsten Fall sogar aus einem Paket-Shop abholen muss. Warenpost hingegen wird im Hausbriefkasten zugestellt, was in der Regel keine Schwierigkeiten bereitet zumal die Sendung auch nachvollzogen werden kann. - Fehlmengen beim Wareneingang
Fehlmengen beim Wareneingang müssen sofort zur Klärung an das Büro gemeldet werden, damit diese umgehend beim Lieferanten reklamiert werden können. Da nach dem Abschluss der Warenzuordnung bei Fehlmengen Wareneingangs-Etiketten übrig bleiben, ist es im Grunde kein Problem etwaige Fehlmengen sofort an das Büro zu melden.
Da in der Vergangenheit wiederholt festgestellt werden musste, dass Fehlmengen mit teils erheblicher Verzögerung (eine Woche und mehr) an das Büro gemeldet wurden und dadurch eine Reklamation beim Lieferanten nicht mehr möglich war, wird nochmals nachdrücklich daran erinnert, dass Fehlmengen sofort gemeldet werden müssen. Sollte es erneut zu erheblichen Verzögerungen kommen und der Lieferant deshalb die Reklamation nicht mehr anerkennen, werden wir nicht umhinkommen, den hierdurch entstandenen Schaden in Höhe des Einkaufspreises als Schadenersatz gegenüber dem betreffenden Mitarbeiter geltend zu machen. - Versand-Vorbereitung: Fehlende Artikel / zu ändernde Rechnungen
Oberstes Ziel bei der Versand-Vorbereitung muss immer sein, die Waren so schnell wie möglich zum Kunden zu befördern. Das Sperren von Rechnungen aufgrund von Fehlmengen (falsch abgehakte Wareneingänge oder falsche Lagerbestände) sollte im Versand nicht die Regel sondern die Ausnahme sein. In der Regel lassen sich solche Probleme relativ schnell mit dem Büro klären, so dass zumindest die übrigen Artikel der Bestellung versendet werden können. Deshalb empfiehlt es sich, den Kontakt mit dem Büro zu suchen, um die betreffenden Rechnungen rasch anpassen zu lassen. - Sonstiges
Energie sparen – Zum Feierabend sind – insbesondere außerhalb des kalten Winters – die Heizkörper auf „frostfrei“ und in den Sommermonaten auf „0“ zu stellen. Es kann nicht angehen, dass über das Wochenende (und schon gleich gar nicht über wegen Feiertage verlängerte Wochenenden) die Heizungen weiter auf „Normal“ laufen, dadurch sehr hohe Heizkosten verursacht werden obgleich niemand anwesend ist, der die Raum-Wärme tatsächlich benötigen würde.
Papier-Handtücher sind als Papier-Handtücher zum Abtrocknen der Hände gedacht. Diese Papier-Handtücher sind kein Ersatz für eigene Taschentücher. Schon gleich gar nicht müssen wir es Anderen zumuten, die vollgerotzten Papier-Handtücher auch noch anfassen zu müssen nur weil diese obendrein auch noch unsachgemäß entsorgt werden. Ich denke es dürfte von keinem zuviel verlangt sein, eigene Taschentücher zu benutzen und im Fall von Papier-Taschentüchern diese auch ordnungsgemäß im Restmüll und nicht im für die Wiederverwertung / Aufbereitung vorgesehenen Altpapier zu entsorgen.
Schadenersatz Der Arbeitgeber behält sich vor, gegenüber den verantwortlichen Arbeitnehmern finanzielle Schäden geltend zu machen, die aufgrund der Nichteinhaltung von klaren Vorgaben oder grober Fahrlässigkeit entstanden sind, wenn die gleichen Fehler wiederholt vorkommen und keine Besserung im ursächlichen Verhalten des Arbeitnehmers ersichtlich ist.