Wenn eine Kunde berechtigt eine Falschlieferung reklamiert, dann muss bei der Bearbeitung immer auch zugleich die Beseitigung des Fehlers im Blick sein. Das bedeutet, dass sich die Bearbeitung des Vorgangs nicht darauf beschränkt, dass dem Kunden lediglich ein Retourenaufkleber zugesendet wird. Vielmehr muss immer auch zugleich dafür Sorge getragen werden, dass der falsch gelieferte Artikel so schnell wie möglich durch den richtigen Artikel ersetzt wird.

In der Regel bedeutet dies, dass der falsch gelieferte Artikel entweder beim Lieferanten nachbestellt und dann per Lieferschein nachgeliefert oder bei vorrätigen niedrigpreisigen Artikeln umgehend versendet wird, wobei im letzteren Fall eine Rücksendung aus kaufmännischen Erwägungen heraus unterbleiben kann (z.B. Standard-Gürtel in falscher Länge oder Farbe geliefert)

In der a_order.apr ist beim betreffenden Artikel hierfür die bereits gespeicherte Rechnung des Lieferanten herauszunehmen und im Feld „Anmerkungen“ mit der einzuspeichern.

Auch ist die Lieferanten-Ordernummer zu löschen, damit der Artikel bei der nächsten Lieferanten-Bestellung automatisch nachbestellt werden kann.

Zugleich ist der Status der Bestellung auf einen Nachliefer-Status zu setzen und die Nachlieferung ohne E-Mail an den Kunden mit einer Frist von 2 Wochen zu einzutragen.

In a_rechnung.apr ist im Tab „Retouren-Bearbeitung“ in der Artikelauflistung in der Spalte „Anm. Lieferanten Retoure“ mit dem Vermerk „falsch“ oder „defekt“ eine kurze Fehler-Beschreibung aufzunehmen und zusätzlich auch der entsprechende Merker zu setzen.