Sperrmerker für die Gutschrift-Erstellung sind nur dann zu setzen, wenn der dort hinterlegte Vermerk für die Gutschrift-Erstellung von Relevanz ist oder bei der Gutschrift-Erstellung zugleich weitere Schritte veranlasst werden müssen.
Durch den Sperrmerker wird der Gutschrift-Bearbeiter auf den hinterlegten Vermerk explizit aufmerksam gemacht, da die Gutschrift-Erstellung zunächst verhindert wird.
Umgekehrt bedeutet dies aber auch, dass es zu unnötigen Unterbrechungen des Arbeitsablaufs kommt, wenn Sperrvermerke gesetzt werden, die bei ordnungsgemäßer Bearbeitung im Grunde überflüssig sind.
Wichtig und relevant sind nur solche Vermerke, die die Gutschrift-Erstellung direkt betreffen.
Beispiele:
- Retourenaufkleber ausnahmsweise kostenfrei, weil … (Regelfälle sind irrelevant, weil diese bei der Gutschrift-Erstellung ohnehin berücksichtigt werden)
- nach Retoure / GS sofort erstatten
- Kunde schickt noch … Zubehör sowieso … nach (weil die Retoure zunächst unvollständig war)
- bei Retoure gleich noch Stornos mit gutschreiben
- doppelte Versandkosten bei Gutschrift-Erstellung mitkorrigieren
- Kunde hat angeblich falsche Ware erhalten – bitte prüfen
- Kunde hat reklamiert und behauptet … – bitte prüfen
- Kd. will keinen Ersatz mehr und schickt unvollständige Lieferung zurück
Wenn diese Informationen nicht hinterlegt sind, können diese bei der Gutschrift-Erstellung auch nicht berücksichtigt werden. Es handelt sich also im Grunde um wichtige noch zu erledigende Aufgaben, die zuvor nicht erledigt wurden oder noch nicht erledigt werden konnten.
Nicht relevant sind allgemeine Informationen, die die Gutschrift-Erstellung nicht betreffen.
Beispiele:
- Umbestellung schon unter Ordernummer … aufgenommen
- Kunde schickt Ware zurück