Die a_rechnung.apr wurde überarbeitet um künftig Klärfälle wechselseitig zwischen Versand und Lager und umgekehrt schneller und unkomplizierter zu bearbeiten. Betroffen sind folgende Fälle:

a) Versand:
– vorzuziehende Rechnungen 
– Reklamationsfälle / Rückfragen zu versendeten Rechnungen

b) Büro:
– Klärfälle
– gesperrte Rechnungen

1. Klärfälle für das Büro

1.1 Hinweise für Mitarbeiter im Versand

In der Ansicht F10 ist die Bearbeitung der Klärfälle / gesperrten Rechnungen nunmehr rechts außen vorgesehen.

Jedem Klärfall ist eine Bearbeitungskategorie zuzuweisen. Wenn es im Einzelfall mehrere Gründe gibt, so ist möglichst der Hauptgrund auszuwählen, im Zweifel „Sonstiges“.

Unterstützend wird auch angezeigt, ob weitere Angaben im Feld „Rechnungs-Anmerkungen“ erforderlich sind.

Die Rechnung braucht künftig nicht mehr ausgedruckt werden, da die zuständigen Büro-Mitarbeiter sowieso eine Liste aller zu bearbeitenden Klärfälle erhalten.

1.2 Abarbeitung der Klärfälle durch die Büro-Mitarbeiter

Es kommt 2x täglich eine Liste aller Klärfälle und ein zusammenfassender Bericht und zwar jeweils 10 Uhr und 15 Uhr. Unabhängig davon steht es jedem Mitarbeiter frei, seine Fälle selbst vorab zu prüfen. Alles, was nicht automatisch auf den Tisch kommen muss, erleichtert anderen Mitarbeitern die Arbeit.

Um die Fälle zu suchen (Strg+F), ist in der Ansicht F11 ein Haken bei „klären“ zu setzen.

Optional kann zusätzlich auch nur nach zu klärenden OPOS gesucht werden, wobei hierzu lediglich in der Suchmaske ein weiterer Haken zu setzen ist.

Soweit mehrere Gründe für eine Klärung vermerkt sind, ist der Klärfall ggf. weiterzugeben, indem der nächste Haken gesetzt und die Erledigung des eigenen Klärfalls als Anmerkung zur Rechnung eingetragen wird.

Wenn abschließend bearbeitet ist die Rechnung freizuschalten. Bei Nutzung der hierfür vorgesehen Buttons werden alle Sperrvermerke automatisch gelöscht.

2. Vorzuziehende Rechnungen / Rückfragen zu versendeten Rechnungen

Es gibt künftig 2x täglich eine Liste der vorzuziehenden Rechnungen, sortiert nach Ordernummer und zwar 11.30 Uhr und 15.00 Uhr.

2.1 Hinweise für Mitarbeiter im Büro

2.1.1 Vorzuziehende Rechnungen

Anrufe und Bildschirmnachrichten zum Eilversand sollten künftig unterbleiben. Statt dessen ist der Button „Rg.vorziehen“ in der Ansicht F11 anzuklicken.

Damit erscheint die Rechnung auf der Liste der vorzuziehenden Rechnungen. Rechnungen, die bis 11.20 Uhr auf diese Weise gekennzeichnet werden, werden noch am gleichen Tag versandfertig gemacht, soweit es keine besonderen Gründe gibt (z.B. Ware nicht da).

Im extermen Ausnahmefall kann zwischen 11.20 Uhr und Paketabholung durch Post / DPD auch der Eilversand telefonisch oder per Bildschirmnachricht weitergegeben werden. Trotzdem ist der Button „Rg.vorziehen“ zu nutzen.

2.1.2 Reklamationen / Rückfragen zu versendeten Rechnungen

Reklamationen sind künftig ebenfalls über den Button „Rg.vorziehen“ in den Versand weitergegeben. Zusätzlich ist in diesem Fall aber im Feld „Reklamation“ der Reklamationsgrund einzutragen.

Beispiel:
Ware sollte 2x versendet werden, Kunde behauptet aber nur 1 Artikel erhalten zu haben.
Reklamationsgrund wäre beispielsweise: „Bitte prüfen, ob Artikel XXX wirklich 2x verschickt wurde!“

2.2 Hinweise für Mitarbeiter im Versand

Auf der Liste die ausgegeben wird, sind zwei Kategorien zu unterscheiden: Vorzuziehende Rechnungen und Reklamationen. Reklamationen sind dadurch zu erkennen, dass im Feld „Reklamation“ ein entsprechender Eintrag vorhanden ist.

2.2.1 Vorzuziehende Rechnungen

Die auf der Liste aufgeführten vorzuziehenden Rechnungen sind mit höchster Dringlichkeit zu bearbeiten. Sollten einzelne Rechnungen auf der Liste nicht sofort versendet werden können, ist der Mitarbeiter der die Rechnung in den Eilversand gegeben hat umgehend zu benachrichtigen (Telefon oder Bildschirmnachricht).

Um die auf der Liste bereits aufgeführten (oder zwischenzeitlich neu hinzugekommenen) Fälle schneller aufzufinden, ist in F10 der Button „vorziehen“ integriert, der alle vorzuziehenden Rechnungen sucht und nach Ordernummern sortiert anzeigt. So können alle Fälle schneller abgearbeitet werden.

2.2.2 Reklamationsfälle

Alle Reklamationsfälle sind zu bearbeiten. Die entsprechenden Informationen sind vorzugsweise in den Anmerkungen zur Rechnung zu speichern. Nach Erledigung des Reklamationsfalls ist der betreffende Mitarbeiter direkt zu informieren (Telefon oder Bildschirmnachricht).

2.2.3 Erledigungsvermerke

Nach Erledigung ist der Vorgang über den Button „Eilversand / Reklamation erledigt“ in F10 auszutragen.

Z5.25h